Otomasi Perpustakaan

Pengertian Umum Otomasi

•          Penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang secara otomatis    melakukan dan mengatur pekerjaan hingga tidak memerlukan lagi tangan manusia (KMBI:631)
 •           Perkembangaan dan penggunaan peralatan secara mekanik yg   dikombinasikan dg sistem pengawas otomatis  (Kamus Kontemporer English-Indonesia:148) 
•           Suatu proses mekanik dalam menjalankan suatu perintah yang tidak begitu memerlukan perhatian dan tindakan pengawasan dari manusia secara terus menerus (Encyclopedia Britanica Vol. II:505)

Definisi

l  Menurut ODLIS (Online Dictionary Library and Information Sciences) disebutkan bahwa otomasi perpustakaan adalah desain danpelaksanaan yang canggih dari sistem komputer untuk menyelesaikan tugas-tugas yang pada awalnya dilakukan secara manual diperpustakaan

l  Pengertian lain dalam Sulistyo-Basuki (1994:96) bahwa otomasi perpustakaan merupakan penerapan teknologi informasiuntuk kepentingan perpustakaan, mulai dari pengadaan, hingga ke jasainformasi bagi pembaca.

l   Pendit (2008:222) mendefinisikan otomasi perpustakaan adalah seperangkat aplikasi komputer untuk kegiatan diperpustakaan terutama bercirikan penggunaan database ukuran besar,dengan cantuman (record) tekstual yang dominan, dan denganfasilitas utama dalam hal menyimpan, menemukan, dan menyajikaninformasi. Selain data bibliografi, otomasi perpustakaan berurusandengan berbagai data lainnya, namun pada dasarnya semua data ituterstruktur dan terutama diperlukan untuk kegiatan transaksi dan,pencatatan 

Otomasi Perpustakaan

Pemanfaatan teknologi untuk membantu kegiatan perpustakaan dalam melakukan pengumpulan  data, komunikasi data, komputasi informasi   dan merupakan kendali pelaksana pekerjaan, baik oleh mesin, yaitu pemanfaatanteknologi  informsai  dalam hal ini komputer 

Fungsi Otomasi Perpustakaan

•          Fungsi pengumpulan informasi melalui peralatan data

•           Fungsi komunikasi antara manusia-mesin, manusia-manusia dan mesin-mesin melalui penciptaan dan pengaturan aliran data yang dikumpulkan

•           Fungsi komputasi informasi seperti pemasukan data, analisis data dg bantuan rumus matematika

•           Fungsi kendali pelaksanaan, oleh mesin dan manusia terhadap basis analisis informasi 

Pengertian Fungsi Otomasi dlm Ilmu Informasi & Perpustakaan

•          Fungsi pengganti sbg pekerjaan manual menjadi otomasi

•           Fungsi pengaturan pekerjaan rutin secara otomatis, shg fungsi pengaturan manusia berkurang

•           Fungsi informasi, fungsi yg didasarkan pada komunikasi data jaringan kerja komputer dengan berbagai jenis bahasa

•           Fungsi komputasi didasarkan atas data

•           Fungsi koordinasi yaitu fungsi berdasarkan pada sistem  informasi manajemen, pengajaran berbantu komputer,  pelaksanaan penelitian dan membuat model

ARTI DAN TUJUAN

l . Automasi Perpustakaan penerapan TI didlm akuisisi, organisasi informasi (pengolahan, penyimpanan, pemencaran informasi berupa: teks, numerik, citra, suara) serta temu kembali informasi.

2.  Tujuan penerapan TI: memungkinkan ketersediaan informasi baik kualitas dan kuantitas memadai, cepat, akurat dan memudahkan sistem pelayanan.

Maksud Otomasi Perpustakaan

•     Usefulness, informasi yang dihasilkan mempunyai guna dan nilai

•     Ekonomis, manfaat lebih besar dari biaya

•      Reliability, data yang dihasilan akurat dan lengkap

•     Availability, pemakai dpt memanfaatkan data dg mudah

•     Timeliness, dapat memproses data/informasi penting dg cepat dan akurat

•      Customer service, dapat melayani konsumen sesuai dg kebutuhan

•     Capacity, kapasitas harus dpt melayani kebutuhan manajemen setiap waktu

•     Easy to use, mudah dioperasikan dan menyenangkan.

•     Flexibility, tidak kaku, dan dapat disesuaikan atau menampung perubahan operating system yg mungkin terjadi.

•     Tractability, mudah dimengerti dan ditelusuri seluk beluk sistem.

•    Auditability, sistem tersebut mudah diaudit atau diperiksa dengan mudah dan dapat dipertanggungjawabkan secara ilmu.

•    Security, sistem tersebut aman dari gangguan user yang tidak bertanggungjawab, oleh karena itu perlu dibuat sistem pengaman dimana hanya autorized yg punya acess kepada sistem untuk merubah/menambah dan mengurangi.

Tujuan Otomasi Perpustakaan

•          Membangun database koleksi perpustakaan

•          Meningkatkan pelayanan perpustakaan, dg cara mengurangi pelaksanaan kerja sistem manual dengan mengganti berdasarkan sistem otomasi

•           Memudahkan akses, sedapat mungkin dengan memberikan layanan onestop-shop.

•           Meningkatkan availibility dari informasi yang tersimpan sehingga loan ration dari setiap informasi item ada di perpustakaan meningkatkan.

•           Memonitoring pemanfaatan sehingga usege trend dapat diketahui.

Faktor Penggerak

l  Kemudahan mendapatkan produk TI

l  Harga produk TI semakin terjangkau

l  Kemampuan TI menggantikan kegiatan/pekerjaan yang bersifat repetitif dan manual

l  Tututan layanan masyarakat serba “instan”

Alasan-Alasan lain:

l  Efisiensi dan mempermudah pekerjaan di dalam Perpustakaan

l  Memberikan layanan lebih baik kepada pengguna Perpustakaan

l  Meningkatkan citra Perpustakaan

l  Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global

Cakupan Automasi Perpustakaan

l  Pengadaan koleksi (akuisisi)

l  Katalogissi, inventarisasi

l  Sirkulasi, on reserve, interlibrary loan

l  Pengelolaan terbitan berkala (jurnal)

l  Pernyediaan katalog terpasang (On line Public Access Catalog = OPAC)

l  Pengelolaan anggota 

Sub Sistem Automasi Perpustakaan

l  Katalog terpasang (OPAC)

l  Layanan Referensi berbasis TI (sistem   pakar = expert system)

l  Akses informasi ke jaringan luar (LAN, WAN, Internet)

l  Peran Internet:akases informasi multimedia, telekomunikasi, distribusi/ deseminasi informasi

l  Peran CD-ROM: Media back-up data, koleksi, referensi  perpustakaan bagi orang lain, mempercepat akses informasi multimedia, indeks, abstrak, tekstual, dalam bentuk digital

Komponen Automasi Perpustakaan:

A. Pengguna (User)

l  Pengguna adalah: pustakawan, staf/teknisi sebagai operator, anggota perpustakaan.

l  Komponen SDM sangat menentukan keberhasilan automasi perpustakaan. Beberapa    pertanyaan yang harus dijawab:

ü  Apa misi organisasi?

ü  Apa kebutuhan informasi mereka?

ü  Seberapa melek komputer mereka?

ü  Apakah pelatihan dibutuhkan?

ü  Seberapa nilai manfaat bagi mereka?

B. Perangkat Keras/Hardware

l  Komputer sebagai alat yang kemampuannya tergantung pada manusia yang mengoperasikan dan software yang digunakan

l  Kecenderungan perkembangan komputer: ukuran mengecil dng kemampuan besar, harga terjangkau,data berkapasitas tinggi, transfer pengiriman data lebih cepat dng adanya jaringan

l  Perhatikan: product life cycle - nya 

Komponen Hardware

1. Server

ü  Fungsi sbg komputer sentral

ü  Mini atau mikro

ü  Berkemampuan tinggi

ü  Disk space besar

ü  Tempat penampungan data

ü  Sebagai penyebaran informasi/data melalui LAN

2. Workstation

ü  Desktop computers - (box, motherboard +  processor, monitor, keyboard, mouse)

ü  tersambung kepada network

ü  proses kerja

ü  workstation perlu memenuhi keperluan fungsi tertentu - processor speed dan memory speed

 

3. LAN/Rangkaian Komunikasi (NICs, Kabel, Hub )

ü  Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangan TI serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan bersama sumber daya melalui teknologi

ü  Tingkat/pentahapan: tingkat Pra-Jaringan, LAN, WAN, Global (internet)

C. Perangkat Lunak/Software

l  Perangkat lunak sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai permintaan pemakai

l  Aplikasi sistem operasi: mampu menjalankan lebih dari satu program dlm waktu bersamaan(multi tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi user)

l  Perhatikan: product life cycle - nya 

D. Data

l  Data merupakan bahan baku informasi dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbul-simbul yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda dsb.

l  Database merupakan kumpulan               item dari data yang saling berhubungan                satu dengan lainnya yang diorganisasikan berdasarkan sebuah kemasan  atau struktur tertentu,   tersimpan di hardware dan software komputer untuk melakukan       manipulasi          untuk kegunaan tertentu.